TicketBAI es un sistema de control fiscal obligatorio que ha sido desarrollado de forma conjunta por el Gobierno Vasco y las tres Haciendas Forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa. Su objetivo es garantizar que todas las facturas emitidas por autónomos y empresas que operan en el País Vasco estén correctamente registradas y comunicadas a la Administración tributaria en el momento de su emisión.
Este sistema supone un cambio profundo en la forma de facturar, ya que impone el uso de un software de facturación que esté adaptado a los requisitos técnicos de cada Hacienda Foral. Además, introduce nuevas obligaciones, como el envío automático de información y la inclusión de un código identificativo y un código QR en cada factura, que permiten verificar su autenticidad y trazabilidad.
Para las empresas, TicketBAI no solo implica una adaptación tecnológica, sino también una transformación en la operativa diaria. Sin embargo, más allá del cumplimiento legal, también representa una oportunidad para modernizar los sistemas de gestión, digitalizar procesos y reducir errores administrativos.
TicketBAI es obligatorio para todas las personas físicas y jurídicas que desarrollen una actividad económica sujeta al IRPF o al Impuesto de Sociedades en el País Vasco. Esto incluye a autónomos, pequeñas empresas, sociedades limitadas, comunidades de bienes, cooperativas y cualquier otra entidad que emita facturas por la venta de productos o la prestación de servicios.
No importa si tu empresa trabaja exclusivamente con particulares, otras empresas, o incluso si tus ingresos son bajos: si emites facturas y tributas en alguna de las tres provincias vascas, estás obligado a adaptar tu sistema de facturación a TicketBAI.
TicketBAI requiere el uso de un software homologado por la Hacienda Foral correspondiente. Este software debe generar un archivo por cada factura emitida. Ese archivo, que contiene la información fiscal completa de la operación, debe ser firmado digitalmente y enviado automáticamente a Hacienda antes de entregar la factura al cliente.
Una vez recibido, la Hacienda devuelve un código identificativo TBAI y un código QR, que deben imprimirse o incluirse en la factura definitiva. De este modo, cualquier cliente (o inspector) podrá verificar la validez del documento escaneando el QR, accediendo a la información registrada por Hacienda.
Todo este proceso debe realizarse en cuestión de segundos, lo que obliga a que el software funcione con fluidez y esté correctamente integrado con los sistemas internos de cada empresa.
La implantación de TicketBAI supone un cambio operativo significativo, pero también una oportunidad de mejora en la gestión diaria del negocio. Algunas de las principales implicaciones para las empresas son:
Necesidad de actualizar el software de facturación: si tu sistema actual no está homologado, tendrás que cambiarlo o adaptarlo. Muchos ERP y programas de contabilidad ya ofrecen módulos compatibles con TicketBAI.
Formación del personal: es importante que quienes emiten facturas conozcan el funcionamiento del sistema, los plazos de envío y cómo actuar en caso de errores o contingencias.
Automatización de procesos: la generación automática de registros, la firma digital y el envío en tiempo real permiten optimizar tareas que hasta ahora se hacían de forma manual.
Mayor control fiscal: al estar todas las facturas registradas y validadas por la Administración, se reduce el margen de error en las declaraciones y la posibilidad de sanciones por omisiones o duplicidades.
Las consecuencias del incumplimiento pueden ser graves. Emitir facturas sin cumplir con los requisitos de TicketBAI (sin firma digital, sin código QR o sin envío automático) puede suponer sanciones económicas importantes, además de la invalidez legal de las facturas ante Hacienda.
Por eso, es fundamental que tu empresa cuente con un software adecuado y esté debidamente asesorada. La buena noticia es que muchas soluciones en el mercado, como ERP modernos o aplicaciones de facturación en la nube, ya están plenamente adaptadas y homologadas para TicketBAI.
